Cuando se habla del cambio que las nuevas tecnologías de la información generan en las relaciones sociales hay un aspecto sobre el que se debe poner atención. Me refiero al tema de la memoria y su impacto sobre los procesos de comunicación y trabajo.

Se ha presentado a la Internet como un nuevo medio de información y comunicación, pero analizándola desde la perspectiva de la memoria es bastante más que eso. Se trata de un gigantesco medio que de manera aún imperceptible está produciendo cambios de gran magnitud. Es un sistema artificial, externo a las personas. Es similar a los sistemas de archivo como las bibliotecas pero con otras características y consecuencias debido al componente tecnológico.

La memoria se vincula a la historia y por lo tanto al aprendizaje. En los orígenes de la humanidad el proceso fue estrictamente mental porque el medio de transmisión de las tradiciones y experiencias era oral y quedaban grabadas en el cerebro; sólo era posible recuperarlas mediante el recuerdo y la voz; esta función la ejercían los ancianos de las comunidades —depositarios del saber—, que se encargaban de transmitirlas en momentos claves de la vida social y familiar.

La evolución social y tecnológica permitió mejorar los sistemas de memorización y transmisión del conocimiento. Con el desarrollo de la escritura y luego con la imprenta se organizaron las bibliotecas, los archivos, la documentación, los libros de cuentas, los registros de propiedad, etcétera. Así comenzó la clasificación de la memoria pública y privada.

El papel fue el soporte más importante en el proceso de memorización y se agregaron otros elementos como la fotografía o los sistemas de grabación de sonidos. Estos desarrollos permitieron que la memoria se pudiera conservar de manera externa a las personas aunque estableciendo una relación de dependencia en la medida que la tecnología no permitía automatizar los procesos de resguardo y búsqueda. Se puede decir que la memoria se mantuvo en entornos más o menos próximos: archivos, bibliotecas, centros de documentación, escritorios que son los soportes artificiales pero no electrónicos. Las personas memorizaban el lugar en que quedaba la información y cada organización desarrolló un sistema particular de cómo guardarla y recuperarla. En este sentido se produjo una combinación entre el uso de la memoria externa y la interna, y ambas establecieron un mecanismo de comunicación que evitó su pérdida.

El surgimiento de la economía digital modificó esta relación. Generó cambios en relación a las prácticas e introdujo nuevas herramientas que permiten automatizar la administración del conocimiento, un concepto ligado a la memoria individual y colectiva.

Con la tecnología de la información el soporte y sistema de almacenamiento se sitúa en el exterior de la persona, lo que produce un cambio en relación al espacio físico y la arquitectura de las organizaciones ya que no se requiere la presencia del documento, que puede estar a gran distancia y del que se puede tener una representación electrónica y digital por medio de la red. Con ello la memoria pasa a ser accesible para un gran número de personas a un costo muy bajo. En cierto sentido, este fenómeno permite eliminar el monopolio de la memoria y de la información posibilitando una enorme difusión geográfica.

Se estima que en el año 2005 el 50% de los datos se almacenarán sólo de manera electrónica y. según un estudio británico, los medios y servicios físicos de documentación se reducirán al menos en un 25% en la medida que las empresas hagan la transición al sistema de comercio electrónico y organicen su actividad de acuerdo con el modelo de red.

El cambio de paradigma ha introducido nuevos diseños innovadores en la organización del espacio físico de las empresas. En las oficinas van desapareciendo los espacios privados. La idea de oficinas industrias con paredes que separan a los trabajadores se adaptaba bien a la forma jerárquica de organización corporativa, pero en el nuevo entorno de red el espacio privado aparece sustituido por el espacio social: los equipos que trabajan de manera presencial o virtual y comparten continuamente la información, el conocimiento y sus habilidades.

Muchas empresas han rediseñado el espacio de sus oficinas para estimular el trabajo en red. En la sede de Procter and Gamble, en el norte de Cincinnati, los equipos trabajan en espacios abiertos. Hay salas de reunión especiales y zonas más amplias distribuidas estratégicamente para facilitar las sesiones de tormenta de ideas, con pasillos anchos y sillones para estimular las conversaciones ocasionales. J. P. Jones, vicepresidente de Investigación y Desarrollo de esa empresa, ha dicho que el estilo reticular de los espacios abiertos quizá producirá un incremento del 20 al 30% en las ganancias por productividad debido a que los datos se intercambian de inmediato y a que las decisiones se obtienen en menor tiempo y con mayor calidad.

Este ejemplo muestra uno de los efectos que genera el trabajo en colaboración cuando existen herramientas de administración del conocimiento que permiten vincular la memoria de cada persona con el conocimiento social. Este resultado, tal como dice J. P. Jones, no es resultado de un ahorro en papel o en el espacio de las oficinas, sino el resultado de una interacción más intensa entre los miembros de una organización.

 

Gabriel Grinberg
Periodista.